MANFAAT MENGGUNAKAN EMAIL SERVER DI DALAM PERUSAHAAN

Jika anda sedang mengelola sebuah perusahaan yang mempunyai jumlah karyawan yang sangat besar maka mungkin saat ini anda sedang mempertimbangkan bagaimana cara untuk mengendalikan sistem persuratan dan dokumen di dalam perusahaan tersebut.

Mengendalikan dokumen persuratan di dalam perusahaan sangatlah penting karena itu menyangkut kredibilitas dari urusan tersebut. Jika anda membuat sebuah persuratan dan tidak bisa memenuhi hal-hal yang dituliskan di dalam persyaratan tersebut maka hal tersebut tentunya akan mengecewakan klien.

Begitu juga pada saat anda sedang membuat janji temu dengan klien ataupun dengan investor maka anda harus juga selalu bisa memenuhi janji temu tersebut. Kegagalan-kegagalan memenuhi hal-hal yang tertulis di dalam surat dan juga perjanjian tentunya akan sangat merusak citra dari bisnis anda.

Oleh karena itu saat ini ada banyak sekali perusahaan yang menggunakan sistem persuratan elektronik yang terintegrasi. Salah satu sistem persuratan elektronik yang terbaik saat ini adalah Zimbra yang diproduksi oleh synacor.

Sistem persuratan yang satu ini memang sudah diakui oleh banyak perusahaan dan instansi pemerintah. Zimbra sendiri terdiri dari versi gratis dan juga versi berbayar. Tentu saja anda bisa mendapatkan fitur yang lebih banyak dan lengkap jika anda menggunakan versi yang berbayar.

Namun jika bisnis anda masih mau mencoba terlebih dahulu menggunakan fitur gratis dari Zimbra ini maka anda bisa mencoba menggunakan Zimbra desktop. Zimbra desktop adalah sebuah software yang open source yang bisa anda pergunakan untuk mengatur dan mengelola email anda.

Tampilan dari Zimbra desktop ini kurang lebih mirip dengan Microsoft Outlook sehingga anda yang sudah terbiasa menggunakan Microsoft Outlook pasti akan lebih mudah untuk menggunakan Zimbra desktop ini. Selanjutnya Zimbra desktop ini juga dilengkapi dengan sistem penjadwalan yang bisa anda temui pada Microsoft Outlook.

Jadi anda akan sangat mudah mengingat setiap janji dan jadwal temu yang sudah anda buat dengan client. Tapi kekurangan dari fitur berbayar ini adalah keterbatasan dari akun yang bisa anda kelola. Jika anda mempunyai perusahaan dalam skala besar maka anda tidak bisa mengandalkan fitur gratisan ini anda perlu menggunakan fitur yang berbayar di mana jumlah akun yang bisa anda kelola sangatlah besar bahkan hingga jutaan akun.

Fitur yang berbayar ini juga memberikan anda kemudahan dalam melakukan komunikasi online karena dengan menggunakan fitur berbayar ini anda bisa menggunakan instant messaging dan juga voicemail. Dengan menggunakan fitur-fitur komunikasi online ini anda bisa mengatur semua komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan anda.

Mungkin ada beberapa diantaranya berpikir bahwa bisa saja karyawan melakukan kecurangan dengan berkomunikasi menggunakan nomor handphone ataupun dengan menggunakan alamat email mereka sendiri. Mungkin karyawan bisa saja melakukan itu namun itu tidak mempunyai kekuatan apapun di dalam perusahaan.

Jadi jika klien mengalami penipuan maka urusan tidak akan bertanggung jawab selama email dan komunikasi yang dilakukan berada di luar dari sistem perusahaan. Hanya email dan komunikasi telepon yang menggunakan nomor telepon perusahaan saja yang akan diakui di dalam kerjasama dengan klien.

Sampai disini anda bisa melihat bagaimana mudahnya mengendalikan persuratan dan dokumentasi yang mempunyai kekuatan hukum di dalam perusahaan jika anda menggunakan email server ini. Investasi yang anda keluarkan untuk menggunakan sistem Zimbra server ini sangatlah kecil dibandingkan dengan manfaat yang akan anda terima.

Author Image
brajakelono

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *